電子檔案管理係統V1.0

電子檔案管理係統V1.0

產品介紹

AG亚游集团電子檔案管理係統可以對檔案信息進行全方位管理,將所有的紙質文件轉化為電子文檔,使企事業單位的檔案實現現代化管理。係統可為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能,也可以與本單位的OA辦公自動化、人事管理或其他信息管理係統相結合,形成更加完善的現代化信息管理網絡。

電子檔案管理係統通過專用高速掃描儀把紙質檔案批量自動掃描進係統,並按照檔案的相關類別進行分類,此外還可根據業務需要進行再歸檔管理。除了紙質檔案外,係統還實現了圖片、音頻、視頻電子數據的檔案采集管理。檔案借閱時,可實現對同一紙質影像資料的部分授權功能。

 

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功能介紹

通過幹部電子檔案管理係統可以自定義檔案業務類別、對檔案進行權限設置、進行檔案借閱管理登記(包括本單位登記和外單位登記)/歸還、檔案在線查閱管理(查閱申請/審批)、檔案查詢、查看借閱記錄、查看欠缺檔案、檔案轉入轉出管理,從而實現電子檔案的全方位管理。

功能模塊圖

 

 功能簡介

Ø 信息采集管理

l 信息手工采集

信息主要來源於各個業務係統及自己錄入的信息。各個業務係統主要通過各種接口采集數據。另外,係統可以主動從各業務係統的庫中采集出來。文史資料采集包括:掃描、OCR識別、數據錄入。

l 信息網絡抓取

網絡資源采集係統以Internet信息抓取為目的,主要用於指定網絡信息的抓取,實現在用戶自定義的規則下,自動從互聯網上的http服務器(或其它服務器)上抓取指定信息的功能。

l 公文自動/手動歸檔

對符合要求的公文首先做歸檔處理,並進行後續的管理工作。

可進行卷宗移交處理、卷內目錄編製、卷皮製作、檔案內容錄入等管理。

可以從OA係統中直接接收歸檔公文,包括文頭、文號、簽發人、內容等信息。

支持掃描附件上傳。

Ø 信息歸檔

對信息進行歸檔以後,提供對痕跡的保存。對信息條目的修改需要保留曆史版本以便後期進行查詢跟蹤。對信息的變更需要提供審批功能,即修改後需要各科室主任科員或係統管理員進行審批後方可有效。

Ø 目錄管理

目錄管理是資料檔案管理工作的一個重點,資料檔案目錄管理可以實現各類檔案目錄的分類登記與查刪改等維護性工作。

Ø 數字簽名

保存對信息的數字簽名,以確保文件內容的真實性及正確性,避免信息被任意修改和銷毀。

Ø 資料信息審核

提供對信息修改後的審批功能。

具有權限的用戶通過內網查看檔案目錄、摘要,對檔案進行檢索查詢。

直接在係統內用瀏覽器查看檔案內容,無需再調閱紙質檔案。

檔案在調閱狀態可由管理員設置下不可修改、下載、摘錄或限製摘錄區域。

管理員可配置檔案調閱權限、密級,查詢統計檔案調閱記錄。

Ø 檔案資料檢索

全文檢索

字段檢索

高級檢索

多庫檢索

輔助檢索

Ø 信息發布

內容管理中歸檔存儲的可對外發布法律法規、規章製度、文史資料可提供與門戶網站對接的功能,即可在門戶網站上提供內容管理外網部分的檢索界麵,以供社會公眾通過門戶網站進入查詢。

Ø 信息分類與關鍵詞管理

對信息進行信息加工以後,需要對信息進行分類存放以達到提高存取速度的目的。一般認為人大信息分類主要包含4級即可涵蓋所有的信息內容範疇,主要參考依據為《國務院公文主題詞表》。

 產品特性

·采用B/S架構,客戶端免維護、使用者無需安裝至本地,支持多種主流瀏覽器。

·基於J2EE框架開發,具有優秀的穩定性、可擴展性。

·可自定義檔案類別。

·可同掃描儀等設備相關聯,直接將紙質檔案轉化為電子檔案。

·檔案的查看控製權限可以細化到同一個文檔的不同部分,不同權限的人查看同一文檔的不同部分。

·檔案信息可以和組織架構、人員相關聯,與人員一一對應。

·可實時記錄檔案的登記、歸還情況,做到每份檔案都有案可查。

·能夠實現在線借閱檔案。

· 借閱檔案審批可以根據實際情況進行流程的自定義,設置多級別審核流程。

·對人員欠檔情況進行顯示,便於補錄不完整檔案。

·文檔集中式存儲管理,並提供文檔加密和嚴格的安全防護。

·文檔的轉入轉出都能進行記錄,從而實現全過程版本控製和管理。

 典型用戶

青海人大